Microsoft Office Excel merupakan salah satu aplikasi pengolah angka yang sangat umum dipergunakan saat ini terutama di perkantoran bahkan untuk bahan praktek di sekolah. Dengan menggunakan Excel, kita dipermudah untuk mengolah data. Tersedia banyak menu yang dapat kita pergunakan untuk mengolah data yang kita miliki. Dari data yang telah kita olah tadi dapat langsung kita print. Tak hanya di print, data excel yang kita punya pun dapat kita export menjadi PDF. Tentunya ini akan sangat mempermudah kita untuk menyimpan data ke dalam format lain.
Kalau meng-export data excel ke PDF nya hanya beberapa saja tentunya ini sangat mudah sekali ya, tapi apa jadinya apabila kita punya banyak baris data yang harus di export satu per satu berdasarkan baris. Disini saya punya sebuah kasus, dimana saya harus meng-export biodata siswa sebanyak 350an++ siswa. Tentunya ini akan memakan waktu.
Disini saya punya solusi untuk memangkas waktu pengerjaannya, cukup dengan 1 tombol maka excel yang kita punya bisa langsung di export dan juga penamaan filenya sesuai dengan cell yang kita inginkan. Setidaknya kita hanya butuh waktu 3 detik untuk mengexport biodata siswa dalam bentuk excel ke PDF, ya lumayan lah ya daripada kita menggunakan cara konvensional.
Oh iya, teman-teman jangan lupa save as terlebih dahulu excelnya ke dalam bentuk ekstensi macro ya (.xlsxm).
Cara export / Save As excel ke PDF dan Memberi Filename Berdasarkan Cell Menggunakan Macro di Microsoft Office Excel
Pertama, buka menu Macros di view - Marcos
Kedua, beri nama macronya sebagai SaveAsPdf (angka 1), lalu klik Create (angka 2)
Nanti akan terbuka sebuah window Microsoft Visual Basic For Applications seperti gambar dibawah ini
Ketiga, Selanjutnya teman-teman copas script dibawah ini untuk menjalankan perintah export ke PDF lalu memberi nama file berdasarkan cell yang kita pilih. Disini saya menyimpan nama file berdasarkan data nama peserta didik.
Sub SaveAsPDF()
Dim fName As String
With ActiveSheet
fName = .Range("D3").Value
.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _
"D:\02 - DOWNLOAD\VALIDASI DATA PESERTA DIDIK SEMESTER II 2020-2021\" & fName, Quality:=xlQualityStandard, _
IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End With
End Sub
Keterangan :
baris 5 terdapat ".Range(D3).Value". D3 merupakan cell yang berisikan nama siswa, file name akan berisikan nama siswa.
baris 7 "D:\02 - DOWNLOAD\VALIDASI DATA PESERTA DIDIK SEMESTER II 2020-2021\" merupakan nama folder tujuan tempat kita menyimpan hasil export. Silahkan teman-teman sesuaikan folder tujuan penyimpanan teman-teman ya.
Hasil copas dari script di atas tadi akan seperti gambar dibawah ini (jangan lupa di-save ya)
Keempat, selanjutnya kita buat sebuah button atau tombol untuk melakukan atau me-run macro tadi, saya membuat sebuah tombol dengan nama print. Tombolnya saya buat dari shape aja ya.
Apabila tombol sudah dibuat, selanjut kita tinggal "menyangkutkan" macro tadi ke dalam tombol. Klik kanan pada tombol lalu klik Assign Macro... seperti gambar dibawah ini
Terakhir, pilih nama macro yang telah kita buat tadi dan OK
Silahkan teman-teman coba masing-masing. Ini sangat simpel sekali akan tetapi lumayan untuk mengurangi durasi waktu kerja.
Sumber referensi :